¿Cómo calcular cuánto alcohol necesito para mi evento?

Varias veces me han hecho esta pregunta. El día de hoy me gustaría ayudarte a resolver algunas dudas. Para que tengas una mejor idea de cuanto alcohol debes comprar para tu evento, ya sea una reunión familiar, una boda o bien una cena para tu empresa.

Es claro que todos deseamos que no nos falten las bebidas en nuestro evento, pero tampoco que nos sobre una gran cantidad. Buen, lo primero que debemos hacer es resolver algunas preguntas, ya que de esto dependerá la cantidad que vamos a comprar.

¿Cuál va a ser el presupuesto destinado a bebidas?

¿Cuántos invitados tendremos y de qué rango de edad y género?

¿Cuánto va a durar nuestro evento?

¿Será de día o de noche?

¿Lo realizaré en época de calor o frío?

¿Qué tipo de bebidas les agrada más a mis invitados?

¿Cuál será el horario o programa de bebidas?

Antes de que comencemos a resolver todas estas preguntas. Me gustaría darte unos datos para que vayas entendiendo de donde saldaran los cálculos y por qué la importancia de resolver las preguntas anteriores.

Si bien, no es fácil calcular exactamente la cantidad que debemos comprar tanto de refrescos como alcohol, ya que tendremos muchas variables como son el clima, la duración, los invitados que no llegan y los invitados que llegan sin avisar, la cantidad o ganas de beber de cada invitado. Contamos con algunas reglas básicas para poder predecir el consumo.

Mezcladores y Refrescos:

• Para eventos cortos (hasta 5 horas), calcula 650 ml por persona.
• Para eventos largos (8 horas), calcula 1 L por persona.
• Cuando nuestro evento se realiza en temporada de calor, o bien la mayoría de los invitados están dentro de los 25 a 35 años, te recomiendo calcular 1.5 L por persona.

Vinos, Destilados y Licores:

• La coctelería y tragos largos (Ron y Coca-Cola) por lo regular se sirven con 1.5 onzas = 45 ml (1 onza = 30 ml). Para saber cuántas bebidas nos saldrán por botella dividimos la cantidad de ml de la botella entre 45 ml. Un ejemplo sería si compramos una botella de 750 ml de Tequila, dicha botella nos rendirá 17 bebidas (750 ml / 45 ml = 17 bebidas).
• Las botellas de Vino Tinto, Blanco, Rosado y Espumoso de 750 ml nos alcanza para 6 copas. Un consejo, si en el lugar donde realizaras tu evento te cobrarán por descorchar (es decir, la cantidad de botellas que se abren y sirven, del vino que hemos llevado), lo recomendable es que lleves el conteo de botellas abiertas mediante los corchos, al final sumamos corchos y botellas cerradas y te deberá dar el total de las botellas que llevaste.

Comencemos a resolver las preguntas que planteamos al inicio:

¿Cuál va a ser el presupuesto destinado a bebidas?

Así como es importante destinar un presupuesto a salón, comida y música, de igual manera será el de bebidas, ya que basándonos en este presupuesto buscaras tanto ofertas como las marcas que compraras.

¿Cuántos invitados tendremos y de qué rango de edad y género?

Se te preguntarás por qué es importante tener estos datos. Bueno, es claro que la estadística nos indica que no bebe igual un hombre que una mujer o bien una persona de 30 años que una de 60. Por estas razones es fundamental que nos tomemos el tiempo de hacer este análisis para poder calcular de mejor manera la cantidad que se requiere comprar.

¿Cuánto va a durar nuestro evento?

La cantidad de horas que durará nuestro evento nos indica si es un evento largo o corto y nos ayuda a calcular la cantidad de tragos aproximada que beberá cada invitado. En promedio se calcula 5 bebidas por invitado en un evento corto (5 horas) y en un evento largo 8 (8 a 10 horas).

¿Será de día o de noche? ¿Lo realizaré en época de calor o frío?

Te debes estar preguntando, por qué es importante tener esto en cuenta. Bueno, la importancia de esta pregunta radica en el clima. Si es de día y en época de calor, los invitados suelen beber un poco más, además se antojan cierto tipo de bebidas más que otras, por ejemplo cerveza o cocteles como margaritas. Al contrario de sí nuestro evento es en época de frío o bien de noche, las personas suelen consumir más destilados como Tequila o Ron, que cerveza y/o cocteles como Margaritas, Piñas Coladas o Daiquiris.

¿Qué tipo de bebidas les agrada más a mis invitados?

Es cierto que las bebidas esenciales de todo evento son Ron, Whisky y Tequila. Hoy en día también se consume mucho la Ginebra y me atrevo a decir que más que el Whisky, sobre todo entre invitados de 25 a 40 años. Por eso, te recomiendo hacer un análisis de que toma cada uno de tus invitados para que puedas seleccionar los destilados que toman la mayoría y tengas por lo menos 3 destilados diferentes para tus invitados.

¿Cuál será el horario o programa de bebidas?

Por qué es importante hacer un programa u horario de bebidas. Así como hacemos un programa para la música o la comida, yo te recomiendo hacer uno para las bebidas, esto ayudará a reducir en algunos casos costos, ya que controlaremos un poco la ingesta de bebidas. Te pongo un ejemplo de un evento:

Supongamos que nuestro evento va a empezar a las 2 de la tarde y va a terminar a las 10 de la noche. Serían 8 horas en las cuales nuestros invitados estarán bebiendo, la forma de controlar esto sería la siguiente.

• La recepción y comida será de 2 a 4 pm. Durante estas 2 horas solo daremos cócteles que serán Margarita y Mojito. Las personas no consumen más de 3 bebidas durante este tiempo y nosotros podemos preparar hasta 25 bebidas por cada botella.
• Junto con el postre daremos Carajillos. Las personas no consumen más de 2. Además de que no todos lo pedirán.
• A partir de las 4 se comienza a servir las bebidas con los destilados que escogimos (Ron, Tequila, Ginebra, Etc.) y dejaremos de servir a las 9 pm con la finalidad de que nuestros invitados empiecen a irse y tengamos desocupado el lugar a las 10.

Como puedes ver al hacer esto reducimos la cantidad de horas en las cuales dimos nuestros destilados de 8 a 5 horas y ahorramos también al ofrecer 2 horas de cócteles a los cuales le sacamos más bebidas por cada botella. Con lo que ahorramos con los cócteles nos alcanzó para dar un digestivo que posiblemente no teníamos contemplado en nuestro presupuesto. Por esto la importancia de hacer un programa de bebidas.

Te deben de preguntar. ¿Qué hago con toda esta información que ya tengo?

Bueno, lo que haremos será aplicar unas pequeñas fórmulas para calcular la cantidad de botellas que requerimos.

Para un evento corto es la siguiente: El número de invitados por 5 bebidas y lo dividimos entre 17 que son la cantidad de tragos que nos da una botella de 750 ml, el resultado será la cantidad de botellas que necesitamos.

(Número de Invitados x 5) ÷ 17= Total de Botellas

Para un evento largo es la misma fórmula, solo que en lugar de 5 bebidas serán 8.

(Número de Invitados x 8) ÷ 17= Total de Botellas

Si vas a dar Vino (tinto, blanco, rosado o espumoso) la fórmula varía un poco, ya que las personas no toman más de 2 con los alimentos y 1 si es únicamente para el brindis.

Fórmula para Alimentos:
(Número de Invitados x 2) ÷ 6= Total de Botellas

Fórmula para Brindis:
Número de Invitados ÷ 6= Total de Botellas

Cuando ya tengas toda la información y la cantidad de botellas, nada más faltaría repartir la cantidad de botellas entre los destilados que vas a dar, siempre toma en cuenta que se consume más y que menos entre tus invitados.

Te recomiendo que busques con tiempo las botellas que vas a ocupar para que puedas comparar precios o bien busques ofertas. Algunos lugares te pueden vender el alcohol a consignación. Si te preguntas cómo funciona la consignación, por lo regular se deja un depósito y si te llega a sobrar lo puedes devolver siempre y cuando se encuentre cerrado y en buen estado. Cada proveedor que ofrece este servicio tiene sus políticas y condiciones.

Si lo que quieres es no preocuparse por este tema, te puedo ayudar solo contáctame o bien te recomiendo, buscar un servicio de barra libre y/o paquete de cocteles para eventos, tanto ellos como yo podemos asesorarte y hacer algo que se ajuste a tus necesidades y presupuesto.

Espero que esta información te sirva para la realización de tus eventos, si tienen alguna duda o comentario no duden en escribirme.